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La gestione informatizzata dell’Ufficio Relazioni con il Pubblico, contempla tutti i servizi possibili di gestione e trattamento delle informazioni che pervengono informaticamente. L’applicativo prevede altresì che possano essere registrate informaticamente tutte le istanze pervenute anche tramite email o allo sportello dell’operatore o per via telefonica. Questo permette un tracciamento ed una migliore gestione delle istanze ed una loro valutazione ai fini statistici.

Il Software è composto di una parte web o frontoffice e dall’App mobile,  riservate ai cittadini, che permettono in maniera integrata e complementare,  l’invio delle segnalazioni da smartphone e da computer.

Il backoffice è invece la parte dell’applicativo, accessibile agli operatori dell’Ente per le parti ad essi delegata. Attraverso il pannello gestionale è possibile gestire tutte le pratiche pervenute.

Principali funzionalità:

• Inserimento e gestione richieste via web o da sportello
• Il cittadino può iscriversi in totale autonomia e gestire le proprie segnalazioni, allegando uno o più foto o documenti
• Gestione stato dei ticket
• Riassegnazione delle richieste tra operatori
• Definizione di categorie e priorità
• Accesso multi-livello e profilazione organigramma dei servizi/aree dell’Ente
• Notifiche automatizzate via e-mail ai cittadini e agli operatori interni
• Gestione comunicazione interna tra operatori dell’ente
• Pubblicazione news
• Pubblicazione Faq
• Integrato con App Comuni

Vantaggi della gestione dell’URP online

• Promuove l’avvicinamento tra Ente e cittadini
• Multi-canale: il cittadino può inviare le proprie segnalazioni via web, via mobile o più tradizionalmente recandosi presso lo sportello dell’Ente
• Offre un servizio di orientamento ai cittadini
• Informa sulle strutture e sui compiti dell’amministrazione
• Informa sulle disposizioni normative e amministrative
• Favorisce l’utilizzazione dei servizi offerti ai cittadini
• Accoglie segnalazioni, indicazioni e suggerimenti e reclami
• Garantisce l’esercizio dei diritti di informazione, di accesso agli atti e di partecipazione
• Promuove i processi di verifica della qualità dei servizi e di gradimento degli utenti
• Promuove e organizza la comunicazione interna
• Gestisce le richieste e lo scambio di informazioni sia con i cittadini che con le altre strutture dell’Ente
• Monitoraggio della gestione delle richieste da parte dei responsabili

Assolutamente no! tutti gli aggiornamenti, necessari affinché il Software e l’App dedicata siano sempre aggiornati e compatibili, sono gratuiti. Vengono rilasciati gratuitamente durante tutto l’arco della durata contrattuale.

I tempi sono brevissimi. Successivamente alla formazione del personale e all’autorizzazione alla visibilità del sistema Urp e alla pubblicazione dell’APP, i sistemi saranno resi disponibili, gratuitamente, in pochi giorni, sui principali market e attraverso un portale URP interamente dedicato.